残業許可制により残業代の発生を抑える方法について、労働問題専門の弁護士が分かりやすく説明します。
上司からの残業命令も残業の承認もないまま， ダラダラと職場に残って残業している社員がいます。仕事量は他の社員と変わらないのに、この社員だけ残業時間・残業代が嵩んでいます。そこで、残業をするには事前に上司に申請して許可を得なければならないとし、無許可残業に対しては残業代を払わないようにしたいと思います。このような方法は可能でしょうか？
残業許可制とは？
時間外・休日労働と残業代
会社は、原則として、1日8時間、1週40時間の法定労働時間を超えて労働者を労働させることはできません（労基法32条）。また、1週間に最低1日の休日（法定休日）を与えなければならず、法定休日に労働させることができません。
例外的に、36協定を締結して労働基準監督署に届け出た場合は、その協定の範囲内で、法定労働時間を超えて労働者を労働させ、法定休日に労働させることができます。
時間外労働・休日労働をさせた場合は、時間外割増賃金・休日割増賃金を支払わなければなりません（労基法37条1項・2項）。つまり、残業代や休日手当を支払わなければなりません。
| 種類 | 支払う条件 | 割増率 |
|---|---|---|
| 時間外（時間外手当・残業代） | 法定労働時間（1日8時間、1週40時間）を超えたとき | 25％以上 |
| 時間外労働が限度時館（1ヶ月45時間、1年360時間等）を超えたとき | 25％以上 | |
| 時間外労働が1ヶ月60時間を超えたとき | 50％以上 | |
| 休日（休日手当） | 法定休日（週1日）に労働させたとき | 35％以上 |
| 深夜（深夜手当） | 22時から5時までの間に労働させたとき | 25％以上 |
ダラダラ残業の問題点・リスク
時間外・休日・深夜労働は、使用者が業務上の必要性に基づいて命令し、それに基づいて行われることが建前となっています。
しかし、労働者が、特に仕事が残っている訳ではないのに、または、残っていても残業してまで行う必要はないのに、ダラダラと所定の終業時間を超えて会社内に残る場合があります。
このような居残り時間は、会社が命令したものではありませんし、対価（賃金・残業代）を払うに値しないものであることは明らかです。
ところが、居残っていた時間がタイムカードに記録されている場合、就業時間からタイムカードの退勤打刻までの時間が「労働時間」と認定され、残業代の支払い義務が発生するリスクがあるのです。
ダラダラ残業には残業許可制
そこで、ダラダラ残業対策として有効なのが、以下の概要の残業許可制です。
残業許可制の概要
- 労働者が残業をする場合は、事前に申請し、上司の許可を得なければならない
- 許可を得ない時間外・休日労働は禁止し、無許可で行った場合は時間外・休日労働時間とは認めない
そもそも残業や休日出勤は、会社の命令により行われることが前提となっています。従業員が勝手に行ってよいものではないのです。
ダラダラ残業の問題点は、従業員が就業時間後にたいした仕事もないのに勝手に居残っていたことが原因です。
そこで、残業を事前許可制とすることで、従業員が勝手に居残って残業することを抑止し、ダラダラ残業を予防することができます。
そもそも残業代の発生原因となる労働時間は「労働者が使用者の指揮命令下に置かれている時間」をいいます。
残業許可制が導入されている企業では、無許可での残業は禁止されます。無許可で残業をした場合は、禁止されている残業を行っている、つまりは、使用者が指揮命令していない残業であったので、労働時間には該当しない、労働時間に該当しない以上、残業代も発生しない、というロジックで、無許可での残業代を抑制することができるのです。
残業許可制を採用する場合のリスク・注意点
もっとも、残業許可制を導入しさえすれば、それだけで許可のない残業について残業代の支払いがなくなる、という簡単なものではありません。
以下、リスク・注意点を説明します。
残業許可制を定め、周知していないと制度を主張できない
まず、残業許可制を導入した場合であっても、制度の具体的な内容を定めて、労働者に周知していなければ、効力を発揮できません。
具体的には、残業許可制について、就業規則の規定、制度を周知する文書の労働者への配布、会社指定の残業の申請フォーマット等を用意などが必要です。
※ 具体的な就業規則の規程例、文書フォーマットは下記で提示します。
これらを行わずに、単に口頭で「うちは残業する場合は許可制だから、事前に申請しなければ残業とは認めない」と伝えるだけでは、ダラダラ残業をされた後に残業許可制度を主張して無許可残業を排除できません。
残業許可制が形骸化している場合は主張できない
残業許可制を定めて周知しても、実際にきちんと運用していなければ、残業許可制の効力を主張できません。
具体的には、以下のように運用を行っているかがポイントとなります。
- 残業許可制度について、最初だけではなく、定期的に従業員に周知している
- 残業申請書の提出 → 上司の許可 → 残業代の支払う という流れを徹底している
- 残業申請書を出さない者には注意指導を行う
※ 具体的な残業申請書や注意指導書の文書フォーマットは下記で提示します。
実際に残業を黙認してやらせている場合は効力を主張できない
残業を余儀なくされるほどの量の仕事を与え、実際に残業をしていることを認識可能であった場合は、たとえ残業許可制の許可を与えていなかったとしても、「黙示の残業命令」があったとして、残業代の支払いが必要になる場合があります。
そこで、無許可での残業や居残りを行っている社員がいる場合は、真に残業をする必要がある場合は残業申請書を提出して許可を得た上で行うこと、残業をする必要なく居残っている場合は終業時間後に退社すること、を文書で注意指導を行う必要があります。
※ 具体的な残業申請書や注意指導書の文書フォーマットは下記で提示します。
会社は、残業申請書の内容とタイムカードなどの記録を照合し、残業申請書の時間とタイムカードの退勤打刻との間に大きな時間差（例えば30分以上）がないかを定期的にチェックした方がよいでしょう。
残業許可制の導入・運用方法（各種書式・規程例）
上記リスクを踏まえて、残業許可制の導入・運用方法を説明します。
残業許可制を定め、周知する
まず、残業許可制を導入した場合であっても、制度の具体的な内容を定めて、労働者に周知していなければ、効力を発揮できません。
そこで、残業許可制について、就業規則の規定、制度を周知する文書の労働者への配布、会社指定の残業の申請フォーマット等を用意などが必要です。
就業規則の規定（ダラダラ残業抑制セット）
１ 従業員は特別な指示がない限り、始業時刻に就業を開始し、終業時刻に業務を終了する。上司の事前許可を得ないで行う自己判断による始業時間前及び終業時刻後の勤務は原則として禁止する。
2 労働時間管理を受ける従業員は、所定労働日毎に、自ら出退勤記録簿に始業時刻及び終業時刻を記録し、所属長の承認を受けなければならない。会社は、出退勤記録簿により、従業員の労働時間を管理把握する。
3 従業員は、始業前及び終業後にタイムカード等を自ら打刻し、出勤及び退勤の時刻を記録しなければならない。会社は、タイムカード等により従業員の遅刻・欠勤等をチェックし、また、補充的に出退勤記録簿の正確性を確認する。
4 所定外労働又は休日出勤については、第○条の規定に従うこと。
5 業務は事業場内で行うものとし、事務作業（書類作成・製作等）を自宅に持ち帰るなどの事業場外において行うことを禁止する。
6 会社の許可なく就業時間前後、職場その他会社施設に滞留してはならい。就業時間外に３０分以上会社施設に滞留した従業員に対し会社は報告を求めることがある。
7 会社構内又は施設内において、会社の許可なく業務と関係ない活動を行わない。
１ 会社は、業務上の必要性がある場合、所定外労働又は休日労働を命ずることができる。
２ 前項の所定外労働及び休日労働は、業務命令として行い、従業員は、正当な理由なくこれを拒否することはできない。
３ 会社は、従業員の健康及び福祉を確保するため、時間外労働及び休日労働の合計時間が月８０時間を超えたときは、速やかに、当該従業員に対し、その情報を通知する。
１ 所定外労働及び休日労働は、所属長の命令に基づき行う。従業員が所定外労働又は休日労働をする場合は、事前に所属長に申請をし、許可を得なければならない。やむを得ない事由がある場合には、事後承認も認めるものとする。事前又は事後の許可・承認を得ない所定外労働及び休日労働は禁止する。
２ 従業員は、業務に必要な時間数を超えて所定外労働・休日労働の申請をしてはならない。許可を得た時間数を超えて時間外労働・休日労働を行うことは原則として禁止し、超過した場合は所属長の承認を得なければならない。
３ 所属長の許可を得ずして、所定外労働又は休日労働をしても、当該業務の実施に該当する部分について、会社は原則としてこれを労働時間としては取り扱わず、通常賃金及び割増賃金は支払わない。
労働外・休日時間の管理・把握は、原則として出退勤記録簿（時間外申請・許可の記載があるもの）によるものとする。但し、会社は補充的にタイムカード等の記録を確認し、出退勤記録簿（時間外申請・許可の記載があるもの）の正確性を確認する。出退勤記録簿の記録とタイムカード等の記録に大幅な差異が認められるときは、会社は当該従業員に対してその理由を聴取し、必要に応じて是正のための指導を行うものとする。
制度を周知する文書の労働者への配布
残業許可制度を従業員に周知するために、以下のような文書を定期的（１年に１回、出来れば２回）に配布してください。
事業所に掲示板がある場合や社内ポータルサイトがある場合は、そちらに掲示する形でもよいです。
出退勤・残業に関するルールについて
当社では、長時間労働防止、労働時間の適正な管理の観点から、出退勤及び所定外労働・休日労働について、以下のルールを定めています。このルールは就業規則にも明記されており、これまでも再三お知らせしているところではありますが、改めて遵守をお願いするべくお知らせ致します。
１ 出退勤に関するルール
(1) 特別な指示がない限り、始業時刻に就業を開始し、終業時刻に業務を終了しなければなりません。上司の事前許可を得ないで行う自己判断による始業時間前及び終業時刻後の勤務は禁止します。
(2) 所定労働日毎に、自ら出退勤記録簿に始業時刻及び終業時刻を記録し、所属長の承認を受けなければなりません。会社は、出退勤記録簿により、従業員の労働時間を管理把握しています。
(3) 従業員は、始業前及び終業後にタイムカード等を自ら打刻し、出勤及び退勤の時刻を記録しなければなりません。会社は、タイムカード等により従業員の遅刻・欠勤等をチェックし、また、補充的に出退勤記録簿の正確性を確認します。出退勤記録簿の記録とタイムカード等の記録に大幅な差異が認められるときは、その理由を確認し、必要に応じて是正のための指導を行う場合があります。
(4) 業務は事業場内で行うものとし、事務作業（書類作成・製作等）を自宅に持ち帰るなどの事業場外において行うことは禁止されています。
(5) 会社の許可なく就業時間前後、職場その他会社施設に滞留することは禁止します。就業時間外に３０分以上会社施設に滞留した従業員に対し会社は報告を求めることがあります。
(6) 会社構内又は施設内において、会社の許可なく業務と関係ない活動を行ってはなりません。
２ 残業・休日出勤について
(1) 会社は、業務上の必要性がある場合、所定外労働又は休日労働を命じます。従業員は、正当な理由なくこれを拒否することはできません。
(2) 従業員が所定外労働又は休日労働をする場合は、事前に所属長に申請をし、許可を得なければなりません。やむを得ない事由がある場合には、事後承認も認めます。事前又は事後の許可・承認を得ない所定外労働及び休日労働は禁止します。
(3) 従業員は、業務に必要な時間数を超えて所定外労働・休日労働の申請をしてはなりません。許可を得た時間数を超えて時間外労働・休日労働を行うことも原則として禁止し、超過する場合は別途所属長の承認を得てください。
(4) 所属長の許可を得ずして、所定外労働又は休日労働をしても、当該業務の実施に該当する部分について、会社は原則としてこれを労働時間としては取り扱わず、通常賃金及び割増賃金は支払いません。
残業・休日労働申請書
残業・休日労働の都度に提出させるものです。残業の頻度が少ない場合等に使用します。
出退勤記録簿兼時間外・休日労働申請書
出退勤記録と残業申請を一体化したものです。出退勤記録簿で労働時間を管理しつつ、時間外・休日労働申請も確認する当事務所推奨のフォーマットです。
残業許可制を形骸化させない
残業許可制を定めて周知しても、実際にきちんと運用していなければ、残業許可制の効力を主張できません。
具体的には、以下のように運用を行っているかがポイントとなります。
残業許可制度について、最初だけではなく、定期的に従業員に周知する
残業許可制度を従業員に周知するために、「出勤・残業に関するルールについて」のような文書を定期的（１年に１回、出来れば２回）に配布してください。事業所に掲示板がある場合や社内ポータルサイトがある場合は、そちらに掲示する形でもよいです。
残業申請書の提出 → 上司の許可 → 残業代の支払う という流れを徹底する
残業申請書とは関係なく残業を行い、残業代を支払っていると、残業許可制は形骸化しているとして、無許可残業であってもタイムカード等の記録に基づいて残業代を支払わなければならなくなります。しっかりと制度を運用するように注意してください。
残業申請書を出さずに居残り・残業をしている者に注意指導を行う
残業を余儀なくされるほどの量の仕事を与え、実際に残業をしていることを認識可能であった場合は、たとえ残業許可制の許可を与えていなかったとしても、「黙示の残業命令」があったとして、残業代の支払いが必要になる場合があります。
そこで、無許可での残業や居残りを行っている社員がいる場合は、真に残業をする必要がある場合は残業申請書を提出して許可を得た上で行うこと、残業をする必要なく居残っている場合は終業時間後に退社すること、を文書で注意指導を行う必要があります。
注意指導書
懲戒処分通知書
注意しても改めない場合は、懲戒処分を行います。
強制的に就業を禁止することも可能
このように仮に上司が社員に残業をしないように指導していたとしても、社員が現実に居残り残業をしていた場合、その残業が労働時間であると評価され残業代の請求を受けるリスクがあります。
そこで、このようなリスクを回避するためには、居残り残業それ自体を出来ないような措置をとる必要があります。
具体的には，終業時刻後は本人が業務で使用するパソコンをシャットダウンする、業務上必要な情報にアクセスできないようにする、執務スペースに入室できないようにするなどの措置をとることは可能です。
というのも、そもそも時間外労働は、所定ないし法定労働時間を超えた労働をする「義務」が労働者にあるか、という問題であり、労働者に時間外・休日労働をする「権利」があるわけではないからです。そして、使用者が時間外労働を禁止する以上、時間外において、会社のパソコンの使用、情報へのアクセス、執務スペースにおける滞留を禁止することも企業の施設管理権を根拠に可能だからです。
コラム：ビルのブレーカーを落とす社長
ある不動産会社では、慢性的な時間外労働・嵩む残業代が課題となっていました。就業規則で残業許可制を明記し、社内掲示板で社員に周知していましたが、それでも営業社員の一部はダラダラと社内に居残っていました。社長が何度注意をしても言うことを聞きません。業を煮やした社長が取った最終手段は、毎日20時に社長が退社する際にオフィスのフロアを回ってブレーカーを自ら落として帰ることにしました。20時なると、社長自らビルを巡回し、有無を言わさずブレーカーをバチンバチンと落として帰ったのです。さすがのダラダラ残業社員もこれには従わざるを得なくなり、かくして課題は解決したのでした。
参考裁判例（参考）
労働時間の判断が実質的になされることから、使用者が個別に時間外労働を命じておらず、労働者の自己判断で時間外勤務がなされる場合も、時間外労働を余儀なくされるほどの量の仕事を与えていた点や、当該時間外労働の成果を使用者として受領した点で、時間外労働を容認しており、黙示の命令または合意があるとして、労働時間の要件である「指揮命令下」にあると認められる場合があります（参考裁判例 とみた建設事件 名古屋地裁 平3.4.22判決）。
もっとも、労働者が自主的に時間外労働を行った場合であっても、使用者にて時間外勤務を禁ずるなど厳格な管理を行っていた場合には、労働時間性が否定される場合もあります。「残業を禁止する旨の業務命令を発し、残務がある場合には役職者に引き継ぐことを命じ、この命令を徹底していた」場合には、時間外労働を行ったとしても使用者の指揮命令下にある労働時間とはいえないと判断した裁判例があります（神代学園ミューズ音楽院事件 東京高裁 平17.3.30判決）。
残業許可制がある会社で無許可残業をした場合の労働時間性も、上記の労働時間性の判断と同様に、許可の有無といった形式的な基準ではなく、時間外労働を行う業務上の必要性の有無や使用者の管理の厳格さによって判断されます。
裁判例（昭和観光事件 大阪地裁 平18.10.6判決）では、事前に所属長の承認を得て就労した場合のみ時間外勤務として認める旨の規定が存在する中、承認を経なかったケースで、「この規定は不当な時間外手当の支払がされないようにするための工夫を定めたものにすぎず、業務命令に基づいて実際に時間外労働がされたことが認められる場合であっても事前の承認が行われていないときには時間外手当の請求権が失われる旨を意味する規定であるとは解されない」と判断しました。つまり、残業許可制があっても、業務命令に基づいて仕事をしている限り、許可を得ていないことだけを理由に労働時間性を否定することはできないのです。このような場合には、時間外労働に対応する割増賃金を支払う必要があります。
他方で、残業について事前に上司に申請し許可の手続きを必要としている会社で、労働者の時間外労働の申請に対して課長が必要を認めなかったため、労働者にて申請を取り下げたこと等の事実から、労働者が黙示の時間外労働を行っていたとの主張を却けた裁判例があります（高島屋工作所事件 大阪地裁 平5.12.24判決）。
この裁判例のように、残業許可制を採用する企業において、使用者にて本当に必要な業務についてのみ時間外労働を認め、かつ、その手続きを形骸化させずに励行させている、という厳格な運用をしている場合には、合理的理由なく上司の承認手続きを得ないで自発的に時間外労働をしても、使用者の「指揮命令下に置かれている時間」に該当しないと認められ、当該労働に対応する割増賃金の支払い義務も生じません。