社員が不祥事を起こし、会社内で検討した結果、懲戒処分を行うことが決まった。もっとも、本人が受け取りを拒否する可能性がある場合など懲戒処分を通知する方法が分からないという経営者も多い。そこで、受取拒否にも対応した懲戒処分を通知する方法を説明したい。
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1 懲戒処分の通知
1.1 懲戒処分の法的性格
懲戒処分とは，業務命令や服務規律に違反した労働者に対して，使用者が制裁として行う不利益措置をいいます。
懲戒は，経済的・精神的・キャリア形成上の不利益を及ぼす措置であり（減給・出勤停止に伴う賃金不支給，懲戒解雇に伴う退職金不支給，昇給延伸や人事考課上のマイナス評価等），刑罰のような制裁機能を営みます。
懲戒権は，このような制裁罰（労働契約の一方的解約［懲戒解雇］または契約内容の一方的変更［減給，降格，出勤停止］）を使用者が一方的意思表示（法律行為）によって行使する権利として，形成権（単独の意思表示のみによって法律効果を生じさせることのできる権利）と解されています（土田道夫「労働契約法（第2版）」473頁）。
1.2 懲戒処分の通知
このように懲戒処分は意思表示によって行使されますので、効力が発生するためには意思表示が労働者に到達する必要があります（民法97条1項）。
2 懲戒処分の通知の方法
では、具体的にどのような方法で懲戒処分を通知するべきでしょうか。
2.1 書面によるべき
懲戒処分の通知方法について、法律の規制はありません。従って、通知方法は、書面でも、口頭でも構わず、本人にその内容が伝えられていれば効果は発生します。
もっとも、就業規則において、懲戒処分の通知を「書面により行う」などと規定されている場合には、書面で通知する必要があります。
このような就業規則の定めがなくとも、文書をもって明確に伝えるべきです。
懲戒処分は労働者に不利益を与える処分ですので、後々になって「言った、言わない」というトラブルにならないようにするためです。
懲戒処分は「懲戒処分通知書」というタイトルで作成します（書式やひな形は下に掲載しています。）。
できあがった懲戒処分通知書は本人に渡さなければ効果は生じません。具体的にはどのように渡すべきでしょうか。
大きく3つの方法があります。
② 郵送する方法
③ メール・SNSで送信する方法
2.2 面談して手渡す方法
最も一般的な方法は面談して手渡しする方法です。特に、戒告、譴責、減給、出勤停止、降格など、雇用契約が継続することを前提とした処分を言い渡す場合はこの方法によることが多いです。
面談で懲戒処分通知書の内容を読み上げ、懲戒処分通知書を労働者へ手渡します。
面談の様子は録音すると共に、懲戒処分通知書を手渡し、受領書に署名捺印（署名だけでも可 書式は下記参照）を貰うようにして下さい。
そこで、面談において、懲戒処分をやむを得ない当然の措置であることを説明し、懲戒処分を踏まえた前向きな改善の方法などをアドバイスすること等により、労働者本人の理解を得るよう努めることが重要です。このような面談のプロセスを経ることで、懲戒処分による紛争リスクを低下させることが可能となります。
2.3 郵送する方法
内容証明郵便 ＋ 配達証明付き で送付することをお勧めします。
これにより、①懲戒処分通知書の内容が、②いつ到達したかを証明することが出来ます。
インターネットから送付する「ｅ内容証明」は慣れると簡単でお勧めです。
簡易書留＋ 配達証明付き でもよいですが、②いつ到達したかを証明することは出来ますが、送付した①懲戒処分通知書の内容を証明することは出来ません。本人が事後的に懲戒処分通知書の内容を争う場合は、別途懲戒処分通知書の内容について証明する必要があり手間となる場合もあります。それゆえ内容証明郵便をお勧めします。
2.4 メール、ＳＮＳによる方法
懲戒処分を通知する方法として、メールやＳＮＳ等も可能です。
例えば、懲戒処分通知書の内容を本文に記載すると共に、懲戒処分通知書をPDFファイルで添付して送信する方法も有効です。
ただし、現時点で郵送による方法より確実性が乏しい側面もあるため、
本人が受信したことが確認できること（受領した旨の返信メールがあったこと、既読マークが付いたこと等）
出来るだけ郵送による方法も併用すること（時間が前後してもよい）
という点に注意して下さい。
3 懲戒処分通知書の書式・ひな形
3.1 戒告の懲戒処分通知書
令和4年3月15日
甲野 太郎 殿
○△商事株式会社
代表取締役 ○野 △太郎
懲戒処分通知書
貴殿に対して、下記のとおり懲戒処分を通知する。
記
1 懲戒処分内容
戒告（就業規則第○条第○項）
2 懲戒理由
○年○月○日から○月○日までの間において無断欠勤があった。これは就業規則第○条第○項第○号の服務規律に違反し、就業規則第○条第○項第○号の懲戒事由に該当する。
以上
3.2 けん責の懲戒処分通知書
3.2.1 懲戒処分通知書
令和4年3月15日
甲野 太郎 殿
○△商事株式会社
代表取締役 ○野 △太郎
懲戒処分通知書
貴殿に対して、下記のとおり懲戒処分を通知する。
記
1 懲戒処分内容
けん責（就業規則第○条第○項）
令和〇年〇月〇日までに始末書を人事部へ持参の上、提出すること。
2 懲戒理由
○年○月○日、○月○日、○月○日において正当な理由がなく遅刻を繰り返し、業務に支障をきたした。これは就業規則第○条第○項第○号の服務規律に違反し、就業規則第○条第○項第○号の懲戒事由に該当する。
以上
3.2.2 始末書
令和○年○月○日
○△商事株式会社
代表取締役 ○野△太郎 様
甲野 太郎
始末書
この度、私が行いました非違行為につきまして、下記のとおり申し述べます。深く反省し、今後は二度とこのようなことを繰り返さないことを誓約いたします。
記
1 非違行為の内容
何度も注意を受けたにも関わらず、○年○月○日、○月○日、○月○日において正当な理由がなく遅刻を繰り返し、業務に支障をきたすことになりました。
2 非違行為に至った原因
いずれも前日深夜まで深酒してしまい、翌日昼過ぎまで起床することが出来ず、かつ、貴社への報告を怠ったことが原因となります。
3 反省・改善すべき点
これは私の自己管理能力の欠如、社会人としての自覚のなさが原因であり、弁解の余地もありません。今後は二度と遅刻をしないよう自己管理に徹底し、与えられた業務を全うするよう全力で業務に励むことを誓約いたします。
以上
3.3 減給の懲戒処分通知書
令和4年3月15日
甲野 太郎 殿
○△商事株式会社
代表取締役 ○野 △太郎
懲戒処分通知書
貴殿に対して、下記のとおり懲戒処分を通知する。
記
1 懲戒処分内容
減給（就業規則第○条第○項）
○○年○月分の給与について、基本給から○○円を減額する。
2 懲戒理由
部下であるＹ（被害者）に対し、〇年〇月〇日、同人が業務上の些細なミスを行ったことに対して、職場内で他の職員が大勢いる中、大声で「何度も同じミスをして、お前は穀潰しだ」などと怒鳴った。また、○年○月〇日には、Ｙが些細なミスを行ったことに対して、同人の座っている椅子を蹴りあげ、机に書類を何度も叩きつけ、大声で怒鳴り散らした。これらの言動は就業規則第○条○項で禁止されたパワーハラスメントに該当し、就業規則第○条第○項第○号の懲戒事由に該当する。
以上
減給については、労働基準法91条により、1回の額が平均賃金の1日分の半額を超え、総額が一賃金支払い期の総額の10分の1を超えてはならないとされていることに注意が必要です。詳細は下記の記事をご参照下さい。
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3.4 出勤停止の懲戒処分通知書
令和4年3月15日
甲野 太郎 殿
○△商事株式会社
代表取締役 ○野 △太郎
懲戒処分通知書
貴殿に対して、下記のとおり懲戒処分を通知する。
記
1 懲戒処分内容
出勤停止（就業規則第○条第○項）
出勤停止期間：〇〇年〇月〇日から同月〇日までの間
出勤停止期間中の賃金：支払わない
2 懲戒理由
○年○月○日○時頃、貴殿は業務上重大なミスを繰り返していたことについて、上司のＡから業務上の注意指導を受けた。これに対し、貴殿は、「俺は悪くない」「部下の責任は上司の責任だろ」などと暴言を吐き、そのことについて同人から注意を受けると、Ａの右頬を左手で1回殴打した。これにより、同人は加療約2週間を要する傷害を負った。これは就業規則第○条第○項第○号の服務規律に違反し、就業規則第○条第○項第○号の懲戒事由に該当する。
以上
3.5 降格の懲戒処分通知書
令和4年3月15日
甲野 太郎 殿
○△商事株式会社
代表取締役 ○野 △太郎
懲戒処分通知書
貴殿に対して、下記のとおり懲戒処分を通知する。
記
1 懲戒処分内容
降格（就業規則第○条第○項）
〇〇年〇月○日付で、課長職から係長職に降格する。
2 懲戒理由
部下であるＹ（被害者）に対し、〇年〇月〇日、同人が業務上の些細なミスを行ったことに対して、職場内で他の職員が大勢いる中、大声で「何度も同じミスをして、お前は穀潰しだ」などと怒鳴った。また、○年○月〇日には、Ｙが些細なミスを行ったことに対して、同人の座っている椅子を蹴りあげ、机に書類を何度も叩きつけ、大声で怒鳴り散らした。Ｙがその場を立ち去ろうとすると、「逃げるな、反省しているのか」と怒鳴りながらＹの腕を掴み、その場に転倒させた。これによりＹに全治1週間の打撲の傷害を負わせた。これらの言動は就業規則第○条○項で禁止されたパワーハラスメントに該当し、就業規則第○条第○項第○号の懲戒事由に該当する。
以上
3.6 諭旨解雇の懲戒処分通知書
令和4年3月15日
甲野 太郎 殿
○△商事株式会社
代表取締役 ○野 △太郎
懲戒処分通知書
貴殿に対して、下記のとおり懲戒処分を通知する。
記
1 懲戒処分内容
諭旨解雇（就業規則第○条第○項）
○年○月○日までに退職届を提出するよう勧告する。
同日までに退職届が提出されない場合は、○年○月○日付をもって懲戒解雇とする。
2 懲戒理由
貴殿は、〇年〇月〇日〇〇時ごろ、通勤で〇〇線に乗車していた際、同じ車両にいた女性の下着の中に手を入れて陰部を撫で回すなどの痴漢行為を行った。これに関して、貴殿は逮捕・勾留の上、○年○月○日東京地方裁判所に強制わいせつ罪の罪状により起訴され、懲役2年執行猶予3年の刑に処せられた。これは就業規則第○条第○項第○号の服務規律に違反し、就業規則第○条第○項第○号の懲戒事由に該当する。
以上
3.7 懲戒解雇の懲戒処分通知書
3.7.1 懲戒解雇（解雇予告手当なし）
令和4年3月15日
甲野 太郎 殿
○△商事株式会社
代表取締役 ○野 △太郎
懲戒処分通知書
貴殿に対して、下記のとおり懲戒処分を通知する。
記
1 懲戒処分内容
○年○月○日付懲戒解雇（就業規則第○条第○項）
なお、就業規則第○条○項に基づき解雇予告手当は支給しない。
2 懲戒理由
貴殿は、〇年〇月〇日付けで当社○○支店への異動を命じられたにもかかわらず、正当な理由なくこれを拒絶し、その後の再三にわたる会社からの説得も無視してこれに応じない。○年○月○日に最終勧告を行ったが、現在においても配転に応じず業務を放棄している。これは就業規則第○条第○項第○号の服務規律に違反し、就業規則第○条第○項第○号の懲戒事由に該当する。
以上
3.7.2 懲戒解雇（解雇予告手当あり）
令和4年3月15日
甲野 太郎 殿
○△商事株式会社
代表取締役 ○野 △太郎
懲戒処分通知書
貴殿に対して、下記のとおり懲戒処分を通知する。
記
1 懲戒処分内容
○年○月○日付懲戒解雇（就業規則第○条第○項）
なお、解雇予告手当として○円を○年○月○日付で貴殿指定の給与振込口座へ振り込む。
2 懲戒理由
貴殿は、〇年〇月〇日付けで当社○○支店への異動を命じられたにもかかわらず、正当な理由なくこれを拒絶し、その後の再三にわたる会社からの説得も無視してこれに応じない。○年○月○日に最終勧告を行ったが、現在においても配転に応じず業務を放棄している。これは就業規則第○条第○項第○号の服務規律に違反し、就業規則第○条第○項第○号の懲戒事由に該当する。
以上
3.7.3 懲戒解雇兼予備的普通解雇（解雇予告手当あり）
令和4年3月15日
甲野 太郎 殿
○△商事株式会社
代表取締役 ○野 △太郎
懲戒処分通知書兼予備的普通解雇通知書
貴殿に対して、下記のとおり懲戒処分及び解雇を通知する。
記
第1 懲戒処分通知
1 懲戒処分内容
○年○月○日付懲戒解雇（就業規則第○条第○項）
なお、解雇予告手当として○円を○年○月○日付で貴殿指定の給与振込口座へ振り込む。
2 懲戒理由
貴殿は、〇年〇月〇日付けで当社○○支店への異動を命じられたにもかかわらず、正当な理由なくこれを拒絶し、その後の再三にわたる会社からの説得も無視してこれに応じない。○年○月○日に最終勧告を行ったが、現在においても配転に応じず業務を放棄している。これは就業規則第○条第○項第○号の服務規律に違反し、就業規則第○条第○項第○号の懲戒事由に該当する。
第2 予備的普通解雇通知
1 解雇内容
○年○月○日付普通解雇（就業規則第○条○項）
2 解雇理由
上記第1の2記載の事実は、就業規則第○条○項所定の解雇事由にも該当する。
以上
懲戒処分は労務専門の弁護士へご相談を
弁護士に事前に相談することの重要性
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