上司からの残業命令も残業の承認もないまま， ダラダラと職場に残って残業している社員がいます。仕事量は他の社員と変わらないのに、この社員だけ残業時間・残業代が嵩んでいます。そこで、残業をするには事前に上司に申請して許可を得なければならないとし、無許可残業に対しては残業代を払わないようにしたいと思います。このような方法は可能でしょうか？
残業許可制とは？内容と導入メリット
時間外・休日労働と残業代
会社は、原則として、1日8時間、1週40時間の法定労働時間を超えて労働者を労働させることはできません（労基法32条）。また、1週間に最低1日の休日（法定休日）を与えなければならず、法定休日に労働させることができません。
例外的に、36協定を締結して労働基準監督署に届け出た場合は、その協定の範囲内で、法定労働時間を超えて労働者を労働させ、法定休日に労働させることができます。
時間外労働・休日労働をさせた場合は、時間外割増賃金・休日割増賃金を支払わなければなりません（労基法37条1項・2項）。つまり、残業代や休日手当を支払わなければなりません。
| 種類 | 支払う条件 | 割増率 |
|---|---|---|
| 時間外（時間外手当・残業代） | 法定労働時間（1日8時間、1週40時間）を超えたとき | 25％以上 |
| 時間外労働が限度時館（1ヶ月45時間、1年360時間等）を超えたとき | 25％以上 | |
| 時間外労働が1ヶ月60時間を超えたとき | 50％以上 | |
| 休日（休日手当） | 法定休日（週1日）に労働させたとき | 35％以上 |
| 深夜（深夜手当） | 22時から5時までの間に労働させたとき | 25％以上 |
ダラダラ残業の問題点・リスク
時間外・休日・深夜労働は、使用者が業務上の必要性に基づいて命令し、それに基づいて行われることが建前となっています。
しかし、労働者が、特に仕事が残っている訳ではないのに、または、残っていても残業してまで行う必要はないのに、ダラダラと所定の終業時間を超えて会社内に残る場合があります。
このような居残り時間は、会社が命令したものではありませんし、対価（賃金・残業代）を払うに値しないものであることは明らかです。
ところが、居残っていた時間がタイムカードに記録されている場合、就業時間からタイムカードの退勤打刻までの時間が「労働時間」と認定され、残業代の支払い義務が発生するリスクがあるのです。
ダラダラ残業対策には残業許可制！
そこで、ダラダラ残業対策として有効なのが、以下の概要の残業許可制です。
残業許可制のポイント
- 労働者が残業をする場合は、事前に申請し、上司の許可を得なければならない
- 許可を得ない時間外・休日労働は禁止
- 無許可で行った場合は時間外・休日労働時間とは認めない
そもそも残業や休日出勤は、会社の命令により行われることが前提となっています。従業員が勝手に行ってよいものではないのです。
ダラダラ残業の問題点は、従業員が、就業時間後にたいした仕事もないのに無断で居残っていることが原因です。
そこで、残業を事前許可制とすることで、従業員が勝手に居残って残業することを禁止し、ダラダラ残業を予防することができます。
そもそも残業代の発生原因となる労働時間は「労働者が使用者の指揮命令下に置かれている時間」をいいます。
残業許可制が導入されている企業では、無許可での残業は禁止されます。無許可で残業をした場合は、禁止されている残業を行っている、つまりは、使用者が指揮命令していない残業であったので、労働時間には該当しない、労働時間に該当しない以上、残業代も発生しない、というロジックで、無許可での残業代を抑制することができるのです。
残業許可制のメリット
- 不要な残業を抑止し割増賃金コストを削減できる。
- 労働時間管理が明確になり法的リスクを低減できる。
- 残業量を計画的にコントロールできるため業務管理が改善する。
- 就業規則や手続の整備を通じてコンプライアンスを強化できる。
残業許可制のデメリット
- 就業規則等で手続を周知していなければ制度を主張できない。
- 運用が形骸化すると無許可残業でも残業代支払い義務が生じる。
- 許可時間と実際の退勤打刻が一致しないと紛争時に不利となるリスクがある
- 申請許可や照合など事務負担が増える。
- 従業員の柔軟性低下や不満を招く場合がある。
残業許可制を採用する場合のリスク・注意点
もっとも、残業許可制を導入しさえすれば、それだけで許可のない残業について残業代の支払いがなくなる、という簡単なものではありません。
以下、リスク・注意点を説明します。
残業許可制を定め、周知していないと制度を主張できない
まず、残業許可制を導入した場合であっても、就業規則や雇用契約書で制度の具体的な内容を定めて、労働者に周知していなければ、効力を発揮できません。
具体的には、残業許可制について、
- 就業規則の規定
- 制度を周知する文書の労働者への配布
- 会社指定の残業の申請フォーマット等を用意
などが必要です。
※ 具体的な就業規則の規程例、文書フォーマットは下記で提示します。
これらを行わずに、単に口頭で「うちは残業する場合は許可制だから、事前に申請しなければ残業とは認めない」と伝えるだけでは、ダラダラ残業をされた後に残業許可制度を主張して無許可残業を排除できません。
残業許可制が形骸化している場合は主張できない
残業許可制を定めて周知しても、実際にきちんと運用していなければ、残業許可制の効力を主張できません。
具体的には、以下のように運用を行っているかがポイントとなります。
- 残業許可制度について、最初だけではなく、定期的に従業員に周知している
- 残業申請書の提出 → 上司の許可 → 残業代の支払う という流れを徹底している
- 実際の申請とタイムカード記録の整合性を確認する（申請なく居残っていないかをチェック）
- 残業申請書を出さない者には注意指導を行う
※ 具体的な残業申請書や注意指導書の文書フォーマットは下記で提示します。
実際に残業を黙認してやらせている場合は効力を主張できない
残業を余儀なくされるほどの量の仕事を与え、実際に残業をしていることを認識可能であった場合は、たとえ残業許可制の許可を与えていなかったとしても、「黙示の残業命令」があったとして、残業代の支払いが必要になる場合があります。
そこで、無許可での残業や居残りを行っている社員がいる場合は、真に残業をする必要がある場合は残業申請書を提出して許可を得た上で行うこと、残業をする必要なく居残っている場合は終業時間後に退社すること、を文書で注意指導を行う必要があります。
※ 具体的な残業申請書や注意指導書の文書フォーマットは下記で提示します。
会社は、残業申請書の内容とタイムカードなどの記録を照合し、残業申請書の時間とタイムカードの退勤打刻との間に大きな時間差（例えば30分以上）がないかを定期的にチェックした方がよいでしょう。
残業許可制の導入・運用方法（各種書式・規程例）
上記リスクを踏まえて、残業許可制の導入・運用方法を説明します。
就業規則に残業許可制を定める（規定例あり）
まず、残業許可制を導入した場合であっても、制度の具体的な内容を定めて、労働者に周知していなければ、効力を発揮できません。
そこで、残業許可制について、
- 就業規則の規定、
- 制度を周知する文書の労働者への配布、
- 会社指定の残業の申請フォーマット
を用意などが必要です。
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残業許可制を周知する文書（フォーマット）を配布・配信する
残業許可制度を従業員に周知するために、
以下のような案内文書を定期的（１年に１回、出来れば２回）に配布してください。
事業所に掲示板がある場合や社内ポータルサイトがある場合は、そちらに掲示する形でもよいです。
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残業・休日労働申請書（フォーマット）を準備する
残業・休日労働の都度に提出させるものです。残業の頻度が少ない場合等に使用します。
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出退勤記録簿兼時間外・休日労働申請書
出退勤記録と残業申請を一体化したものです。
出退勤記録簿で労働時間を管理しつつ、時間外・休日労働申請も確認する当事務所推奨のフォーマットです。
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残業許可制を形骸化させないための運用
残業許可制を定めて周知しても、実際にきちんと運用していなければ、残業許可制の効力を主張できません。
具体的には、以下のように運用を行っているかがポイントとなります。
残業許可制度について、最初だけではなく、定期的に従業員に周知する
残業許可制度を従業員に周知するために、「出勤・残業に関するルールについて」のような文書を定期的（１年に１回、出来れば２回）に配布してください。事業所に掲示板がある場合や社内ポータルサイトがある場合は、そちらに掲示する形でもよいです。
残業申請書の提出 → 上司の許可 → 残業代の支払う という流れを徹底する
残業申請書とは関係なく残業を行い、残業代を支払っていると、残業許可制は形骸化しているとして、無許可残業であってもタイムカード等の記録に基づいて残業代を支払わなければならなくなります。しっかりと制度を運用するように注意してください。
勤怠データとの齟齬の解消
残業許可制度を採用していても、実際に勤怠データ上、許可した残業時間と実際の退勤時間に大きな齟齬（例えば30分以上）がある場合、残業許可制度が形骸化していると疑われるリスクがあります。
そこで、定期的に、勤怠データと残業許可申請の齟齬がないかをチェックし、実際に残業をしている場合は申請を行うよう指導し、残業をせずに居残っている場合は速やかに退社するように指導してください。
無許可で居残り・残業をしている者には注意指導
残業を余儀なくされるほどの量の仕事を与え、実際に残業をしていることを認識可能であった場合は、
たとえ残業許可制の許可を与えていなかったとしても、使用者に無断で残業をした場合であっても、
「黙示の残業命令」があったとして、残業代が発生する場合があります。
そこで、無許可での残業や居残りを行っている社員がいる場合は、
- 真に残業をする必要がある場合は残業申請書を提出して許可を得た上で行うこと、
- 残業をする必要なく居残っている場合は終業時間後に退社すること、
を文書で注意指導を行う必要があります。
受領のサインを取るなど、形に残るようにしてください。
厳重注意書（無許可残業等）
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懲戒処分通知書
注意しても改めない場合は、懲戒処分を行います。
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強制的に就業を禁止することも可能
このように仮に上司が社員に残業をしないように指導していたとしても、社員が現実に居残り残業をしていた場合、その残業が労働時間であると評価され残業代の請求を受けるリスクがあります。
そこで、このようなリスクを回避するためには、居残り残業それ自体を出来ないような措置をとる必要があります。
具体的には，
- 終業時刻後は本人が業務で使用するパソコンをシャットダウンする
- 業務上必要な情報にアクセスできないようにする
- 事務所から退去させる
などの措置をとることは可能です。
というのも、そもそも時間外労働は、所定ないし法定労働時間を超えた労働をする「義務」が労働者にあるか、という問題であり、労働者に時間外・休日労働をする「権利」があるわけではないからです。そして、使用者が時間外労働を禁止する以上、時間外において、会社のパソコンの使用、情報へのアクセス、執務スペースにおける滞留を禁止することも企業の施設管理権を根拠に可能だからです。
コラム：ビルのブレーカーを落とす社長
ある不動産会社では、慢性的な時間外労働・嵩む残業代が課題となっていました。就業規則で残業許可制を明記し、社内掲示板で社員に周知していましたが、それでも営業社員の一部はダラダラと社内に居残っていました。社長が何度注意をしても言うことを聞きません。業を煮やした社長が取った最終手段は、毎日20時に社長が退社する際にオフィスのフロアを回ってブレーカーを自ら落として帰ることにしました。20時なると、社長自らビルを巡回し、有無を言わさずブレーカーをバチンバチンと落として帰ったのです。さすがのダラダラ残業社員もこれには従わざるを得なくなり、かくして課題は解決したのでした。
残業許可制のよくある質問（Q&A)
Q 無許可残業なら必ず残業代を払わなくてよいのですか？
A いいえ。業務量が多く実質的に残業を黙示で命じていたと評価されれば、許可の有無にかかわらず労働時間とみなされ、残業代支払い義務が生じます。
残業許可制度が形骸化しないように、運用する必要があります。
Q 制度を就業規則などで周知しないとどうなる？
A 手続が就業規則や文書で示されていない、または従業員に配布・掲示していない場合、会社は残業許可制を主張できず、タイムカード記録どおりに残業代を支払うことになります。
Q 「形骸化」とは何で、どう防ぎますか？
A 申請書→許可→支払いの流れを守らず実態が伴わない状態を指します。定期周知、申請書とタイムカードの照合、無許可者への指導をルーチン化して防ぎます。
Q 黙示の残業命令と判断されないためのポイントは？
A 必要な業務量を超える仕事を与えないこと、無許可居残りを把握したら注意指導し引き継がせること、申請が却下されたら退社させることが重要です。
Q 無許可残業を繰り返す社員への具体的対応は？
A 文書による注意、厳重注意書、懲戒処分通知書と段階的に指導・処分し、改善しない場合は懲戒も検討します。
Q 物理的に残業をさせない措置は可能？
A 可能です。終業後にパソコンをシャットダウンしたり、執務スペースやシステムへのアクセスを制限する方法などがあります。
従業員には居残り残業をする「権利」はありません。
Q 裁判例は残業許可制をどう評価していますか？
A 実態重視です。厳格運用なら無許可残業を労働時間と認めない判決もある一方、残業が常態化していれば事前承認の有無にかかわらず黙示の指示があったとして残業代を認めた判例もあります。
Q 残業を原則禁止し例外的に許可制とすることは合法か？
A 合法です。残業をする「権利」は労働者にはありません。
Q 黙示の残業許可が認められる具体例は？
A (1) 定時までに終わらない業務量を恒常的に割り振る (2) 閉店確認やシステム締め処理など定時後にしかできない業務を命じる といった場合は、黙示の指示とみなされる場合があります。
Q テレワークでも残業許可制を適用できるか？
A できます。在宅勤務でも残業許可制が導入され運用されている場合は、適用可能です。ただし、リモートワークの場合は実際に出退勤を直接確認できないため、形骸化しないためには、勤怠管理システムのほか、メール履歴やパソコンのアクセスログなどをチェックして無許可残業をしていないかもチェックした方がよいです。
Q 残業許可したが「仕事が遅いから支払わない」と残業代支払いを拒めるか？
A 許可した内容で残業している限り、残業代の支払いは拒めません。労働者の能力や効率は残業代支払い義務の有無に影響しないからです。許可後に成果を理由に不払いとする会社側主張は認められないと考えてください。
Q 残業申請書の必須項目と提出期限は？
A 日時、業務内容、見込み時間、必要理由を記載させ、事前申請を原則とします。急な対応用に事後申請フローも整え、様式と手続きを就業規則とマニュアルで周知します。ただし、事後承諾が慢性化しないように注意してください。
Q ノー残業デーは残業削減に効果があるか？
A 効果はあるものの、翌日早出や持ち帰り残業の発生を防ぐため、業務量調整と勤怠管理を合わせて行うことが前提です。
Q タイムカードの不正打刻や水増し残業が発覚したら会社はどう対応すべきか？
A 虚偽申告で割増賃金をだまし取る行為は詐欺に該当し得ます。事実確認のうえ懲戒処分を検討し、勤怠システムのセキュリティ強化や本人打刻ルールを徹底します。
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労務顧問契約による残業許可制の導入実績例
東京都港区の医療機器・介護製品 販売会社（従業員数50名程度）のケース
過去の実態
- 労働時間は紙のタイムカード打刻により記録
- 明確な残業命令・指示に基づかない残業がなされていた
- 通勤の混雑回避のために早朝に出社している社員がいた（食事を取ったりして新聞を読んだりしていた）
- タイムカード記録は始業時間前・就業時間後の時間が記録されていた
- 残業代は上司が事後的に認めた時間だけを支払っていた
- 労働時間管理はオーナー経営者が実質一人で行っていた
過去のリスク・課題
- 実労働の伴わないタイムカード記録が存在していた
- 潜在的な未払残業代が推計1000万円以上存在した
- 残業削減の方法の知識がなかった
- オーナー経営者一人では、経営実務に忙殺され、残業時間を管理できない
労務顧問契約による解決方法
- 労務顧問契約を締結
- 社労士・弁護士にて会社訪問の上、実態調査・把握
- 解決方法として残業許可制を提案
- 就業規則の規定内容修正適用
- 勤怠管理システムを導入（当事務所経由ゆえ通常より割引価格で利用）
- 当事務所にて勤怠管理システムのセッティング代行
- 出退勤打刻（ICカード）、残業申請（スマホアプリ）、クラウド勤怠管理システム構築
- 残業申請をしないで早出・居残り残業しても労働時間として記録されない勤怠管理簿設定
- 当事務所にて残業時間管理・残業代算出代行（給与計算アウトソーシング受託）
- 出退勤打刻・残業申請との乖離を当事務所にて定期的にチェックし無許可残業チェック（形骸化防止）
※ 上記解決までの期間：3ヶ月
導入後のベネフィット
- 残業許可制の導入によりダラダラ残業がなくなった
- 従業員も所定労働時間内で集中して業務を行うようになった
- 潜在的な残業代リスクが0円になった
- 勤怠管理システムの導入・運用から給与計算（残業代計算含む）まで丸ごと任せられた
- 経営者はクラウド勤怠管理システムで従業員の仕事振りをいつでも確認できる
参考裁判例（参考）
労働時間の判断が実質的になされることから、使用者が個別に時間外労働を命じておらず、労働者の自己判断で時間外勤務がなされる場合も、時間外労働を余儀なくされるほどの量の仕事を与えていた点や、当該時間外労働の成果を使用者として受領した点で、時間外労働を容認しており、黙示の命令または合意があるとして、労働時間の要件である「指揮命令下」にあると認められる場合があります（参考裁判例 とみた建設事件 名古屋地裁 平3.4.22判決）。
もっとも、労働者が自主的に時間外労働を行った場合であっても、使用者にて時間外勤務を禁ずるなど厳格な管理を行っていた場合には、労働時間性が否定される場合もあります。「残業を禁止する旨の業務命令を発し、残務がある場合には役職者に引き継ぐことを命じ、この命令を徹底していた」場合には、時間外労働を行ったとしても使用者の指揮命令下にある労働時間とはいえないと判断した裁判例があります（神代学園ミューズ音楽院事件 東京高裁 平17.3.30判決）。
残業許可制がある会社で無許可残業をした場合の労働時間性も、上記の労働時間性の判断と同様に、許可の有無といった形式的な基準ではなく、時間外労働を行う業務上の必要性の有無や使用者の管理の厳格さによって判断されます。
裁判例（昭和観光事件 大阪地裁 平18.10.6判決）では、事前に所属長の承認を得て就労した場合のみ時間外勤務として認める旨の規定が存在する中、承認を経なかったケースで、「この規定は不当な時間外手当の支払がされないようにするための工夫を定めたものにすぎず、業務命令に基づいて実際に時間外労働がされたことが認められる場合であっても事前の承認が行われていないときには時間外手当の請求権が失われる旨を意味する規定であるとは解されない」と判断しました。つまり、残業許可制があっても、業務命令に基づいて仕事をしている限り、許可を得ていないことだけを理由に労働時間性を否定することはできないのです。
また、裁判例（クロスインデックス事件東京地裁 平30.3.28判決）では、午後7時以降の残業を行う場合は会社代表者の承認を得る必要があるという残業承認制度がある企業で、承認を得ていない残業について残業代を求めたケースにおいて、「被告が原告に対して所定労働時間内にその業務を終了させることが困難な業務量の業務を行わせ，原告の時間外労働が常態化していたことからすると，本件係争時間のうち原告が被告の業務を行っていたと認められる時間については，残業承認制度に従い，原告が事前に残業を申請し，被告代表者がこれを承認したか否かにかかわらず，少なくとも被告の黙示の指示に基づき就業し，その指揮命令下に置かれていたと認めるのが相当であり，割増賃金支払の対象となる労働時間に当たるというべきである」と判示しました。つまり、残業承認制があっても、業務実態から黙示の業務指示があると認められる場合は、承認を得ていないとしても労働時間に該当すると判断したのです。
このような場合には、時間外労働に対応する割増賃金を支払う必要があります。
他方で、残業について事前に上司に申請し許可の手続きを必要としている会社で、労働者の時間外労働の申請に対して課長が必要を認めなかったため、労働者にて申請を取り下げたこと等の事実から、労働者が黙示の時間外労働を行っていたとの主張を却けた裁判例があります（高島屋工作所事件 大阪地裁 平5.12.24判決）。
この裁判例のように、残業許可制を採用する企業において、使用者にて本当に必要な業務についてのみ時間外労働を認め、かつ、その手続きを形骸化させずに励行させている、という厳格な運用をしている場合には、合理的理由なく上司の承認手続きを得ないで自発的に時間外労働をしても、使用者の「指揮命令下に置かれている時間」に該当しないと認められ、当該労働に対応する割増賃金の支払い義務も生じません。