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労働時間を立証する証拠

ご質問

当社の従業員が残業代を請求してきています。今後労働審判や訴訟に発展する可能性があります。当社ではタイムカード等による労働時間管理を行っておらず,従業員側が証明することは出来ないと踏んでいますが,従業員はどのような対応をしてくるのでしょうか?

回答

残業代請求等において,労働時間は労働者の側に立証責任があります。証明する方法としては,①タイムカード,②手帳,③PCのログデータ,④グループウエアの記録,⑤警備記録,⑥タコグラフなどがありますが,電磁的に客観的な出退勤時間を記録したものは強い証明力を有します。貴社ではタイムカードがないとしても,③,④,⑤などの方法で従業員が立証しようとする可能性があり,それらが貴社に存する場合,従業員は最終的には法的な証拠収集方法を用いて証拠を確保することが出来ます。実際に残業をしている場合,残業代は払わなければなりません。労働基準監督署や裁判提起によりトラブルが増幅する前に,支払うべきものは速やかに支払った方が結果的には貴社のトータルコストとしては低いことが多い実情を踏まえ,適切に対応する必要があります。

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  • 労働時間の証明方法は,①タイムカード,②手帳,③PCのログデータ,④グループウエアの記録,⑤警備記録,⑥タコグラフなどがある。
  • 電磁的に客観的な出退勤時間を基礎したものは証明力が強い。
  • 実際に残業していたならば,実務上さっさと払った方がコストが低い場合が多い。

解説

1 労働時間の立証責任

時間外手当等を請求する場合に,労働者が時間外労働又は休日労働をしたことの主張立証責任は,労働者の側にあります。
しかし,裁判所は,使用者の側に労働時間の管理義務があることとのバランス上,労働者による労働時間の立証は柔軟に認める傾向があります。
「一方で,労基法は,賃金全額支払の原則(同法24条1項)をとり,しかも,時間外労働又は休日労働についての厳格な規制を行っていることからすれば,使用者の側に,労働者の労働時間を管理する義務を課しているものと解することができる。そして,厚生労働省は,使用者が労働者の労働時間を適正に把握する義務があることを改めて明確にするとともに,労働時間を適正に把握し,適切な労働時間管理を行うため,「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」を策定し,この基準の遵守を求めている(平13.4.6基発339号。なお,この基準については,季刊労働法198号74頁参照)。
そうだとすれば,例えば,原告側が,業務日誌や業務週報のような労働者が作成して使用者に提出するような書面が提出されるような事例もあるし,さらには,個人的な日記や手帳のような資料であっても,一応の立証ができていると評価することも可能であり,使用者の側が,有効かつ適切な反証ができない場合には,その資料によって割増貸金の額の認容をするのが適切な事例も存する。」(「労働事件審理ノート」(第三版)P131 判例タイムズ社)。

2 労働時間の証明方法

(1)タイムカード

タイムカードは,労働時間立証に関する最も基本的な証拠です。そして、訴訟や労働審判の場にタイムカードが提出された場合,そこに記載された時間から一定の離脱時間等を控除した数の労働時間が一応立証されたものと取り扱われるのが通常です。裁判実務では,タイムカードに原則として高い推認力を認められるのです。そして、逆に、使用者の側で,タイムカード記載の時間の中に,労働時間ではない時間が存在することを主張立証する必要が生じてしまいます。
従って、日常の労務管理において、タイムカードの打刻を厳格に指示指導する必要性があるのです。

(2)手帳の記載

労働者が毎日の勤務時間を手帳などにメモしていた場合,このような手帳の記載を証拠として提出することがあります。
手帳・日記等の記載は,タイムカード等に比して一般的に信用性の程度が低く,推認力に大きな違いがあります。電磁的に客観的に記録されたものではなく、また、紛争に際して事後的に書き込んだものである可能性もあるからです。
もっとも,手帳のメモの記載が正確とはいえない場合でも,それをもって労働時間が全く認定されなくなるとは限りません。この点,日本コンベンションサービス事件(大阪高判平12.6.30労判792-103)では,そのような場合でも,内部資料や同僚の証言などから時間外労働が常態化していたことが明らかであるのに,「タイムカードがなく,その正確な時間を把握できないという理由のみから,全面的に割増貸金を否定するのは不公平である」として,労働者側の主張する時間外労働時間数の「2分の1」が労働時間として認定されています。

(3)PCログデータ

PCログデータとは,パソコンを起動した時刻とパソコンを終了(シャットダウン)した時刻が記載された記録です。デスクワークをする従業員は,出勤の直後にパソコンを起動し,退勤の直前にパソコンを終了させると考えられることから,労働時間の資料になることがあります。

(4)グループウエアの記録

グループウェアとは,社内のコンピュータネットワークを利用して情報の交換・共有をするためのシステムであり,スケジューラーやワークフローとして用いられるのが一般的です。例えば、労働時間管理に「サイボウズ」(サイボウズ社製の業務支援ツールの1つで、Webブラウザからアクセスして、平易な操作により利用できるグループウエア)が利用されているケースがよくあります。サイボウズには,ログイン状況に応じて自動打刻される「タイムカード」という機能があり,同機能により出退勤時間が記録されています。
このようにグループウェアの記録が労働時間の資料になることがあります。
しかし,労働者が自宅のパソコンや外出先のノートパソコンからグループウェアにアクセスしている実態がある場合には,グループウエアの記録がイコール労働時間に直接つながるとは言えません。従って、運用実態によっては、グループウェア記録の証拠価値は限定的なものとなります。

(5)警備記録

警備記録は,事業所に設置された警備システムの解除時刻および開始時刻が記録されたものです。警備システムによっては、従業員毎に「出社」「退社」時間が記録されているものもあり、労働時間の資料として用いられる場合があります。

(6)タコグラフ

タコグラフとは,自動車に取り付けられ,自動車の速度,走行距離,走行・停止時間などを自動的に記録する機器であり,運行記録計ともいいます。タコグラフによれば,事業場外で運転業務等に従事する労働者がいつ労働を開始し,いつ労働を終了したかが把握でき
労働時間を把握する資料として用いられることがあります。
もっとも,タコグラフから自動車を運転していた時間が分かっても,運転時間に従業員が労働を行っていたとは限りません。実は業務と関係のない場所に移動している可能性が存在します。従って、運用実態によっては、タコグラフの証拠価値は限定的なものとなります。

3 証拠収集手続き

①タイムカード、②手帳、③PCのログデータ、④グループウエアの記録、⑤警備記録、⑥タコグラフのうち、②以外は、労働者が事前にコピー等により取得している以外は、会社にあるのが通常です。
労働者が残業代等を請求する場合は、まずは上記客観的証拠の収集にとりかかるのが通常で、残業代の請求と共に証拠の提出を求められることが度々あります。
そのような場合、会社としては、証拠価値の高いタイムカード等の証拠は出したくないというのが正直なところでしょう。
しかし、提出を拒んだ場合、労働者は、労働基準監督署へ通告することにより、労基署が貴社にタイムカード等の提出を求めてくる場合があります。また、労働者が裁判所を通じて、証拠保全手続や起訴前の文書送付嘱託申立等の手続きを取ってくることもあります。さらには、裁判提起後は文書提出命令申立を行ってくることもあります。従って、最終的には、会社は所持しているタイムカード等の提出を迫られることになり、それらに基づいて計算された残業代の支払いを求められることになります。
このような手続きに鑑みれば、最初から素直にタイムカードを開示し、残業代を計算し、早期支払と引き替えに一定額を減額して和解した方が、会社のトータルコストとしては安い場合が多いのが実情です(裁判になったときの弁護士費用もバカに出来ません)。

対応方法

1 まずは弁護士に相談!

労働時間に関し,貴社が採れる手段は,ケースバイケースに存在します。賃金に関わることですので,安易な措置は従業員とのトラブルを生み,かえって貴社に混乱とコストの負担をかけることにもなりかねません。
まずは,なるべく早くご相談下さい。相談が早ければ早いほどとりうる手段は多いものです。
弁護士は,あなたのご事情を伺い,具体的対応策をあなたと一緒に検討し,最善の解決策をアドバイスします。
貴社のケースで具体的な対策として打つべき手は何か,証拠として押さえておくべきものは何か等をアドバイスします。

2 証拠の収集

法的措置に対応する場合はもちろん,交渉による解決を目指す場合も,証拠の確保が極めて重要になります。貴社にとって有利な証拠を出来るだけ確保して下さい。

3 労働者との交渉

まずは,法的措置に進む前に,労働者と交渉して,貴社の望む結果(残業代の減額等)が得られるようにします。
裁判に訴えられる前の交渉の時点で解決できれば,貴社にとっても次のようなメリットがあります。

①早期に解決できることにより,人的負担が回避できる。

法的手続に進んだ場合,労働者に関係する従業員(同僚・上司)はもちろん,経営者にも時間・労力・精神的負担を割くことを要求されます。この負担が日常業務に加わることで,かなりの負担感となります。交渉で解決することによりかかる人的負担が早期に回避できます。

②労働審判・訴訟等の法的手続に進んだ場合より解決金の水準が低い

一般に法的手続に進む場合に比べ,企業が支払う解決金の金額は低いものとなります。

4 裁判対応

労働者との間で交渉による解決が図れない場合は,労働者は自己の権利の実現を求めて裁判を起こす可能性が高いと言えます。具体的には,賃金仮払い仮処分手続,労働審判手続,訴訟手続などがありますが,労働者が事案に応じて手続を選択して,自己の請求の実現を目指すことになります。貴社としては,かかる労働者の法的請求に適切に対応する必要があります。

労働問題.comの対応

1 経験豊富な弁護士に相談

労働問題は適用される法律が難解で事実関係が極めて複雑であり,また,貴社が採るべき対応策はケースバイケースで決めざるを得ません。貴社独自で調査の上でのご対応が,時に誤った方法であることも多分にございます。
そこで,まず,労働問題について豊富な経験実績を有する弁護士にご相談下さい。ご相談が早ければ早いほどとりうる手段は多いのが実際ですので,トラブルが少しでも生じましたら出来るだけ早期にご相談されることをお勧めいたします。
労働問題.COMでは,常に労働問題を専門的に取り扱う経験豊富な弁護士が直接対応させていただいております(原則的に代表弁護士である吉村が対応させて頂きます。)。裁判のリスクを踏まえながら,法律上の問題点を指摘しつつも,抽象的な法律論に終始することなく,貴社が採るべき具体的な対応策を助言いたします。早期のご相談により紛争を未然に防止することが出来た事例が多数ございます。また、その後の交渉・裁判対応においても有利な対応を取ることが出来ます。

2 継続的なご相談・コンサルティング

労使間のトラブルは一時的なものではなく,長期化することがしばしばあります。ケースバイケースに採るべき対応策や確保すべき証拠も異なりますし,時々刻々と状況が変わっていき,その都度適切な対応をとることが必要です。この対応が間違っていた為に,その後の交渉や法的措置の段階で不利な状況に立たされることもままあります。
労働問題.COMでは,経験豊富な弁護士が,継続的なご相談を受けコンサルティングを行います。初期の段階より貴社にとって有利な対応をアドバイスしていきます。それにより,その後の交渉・法的措置にとって有利な証拠を確保でき,適切な対応をとることで,万全の準備が出来ます。また,継続的に相談が出来ることにより安心して他の日常業務に専念していただくことができます。

3 貴社を代理して労働者(弁護士,労働組合)と交渉いたします。

労働者の対応は様々ですが,貴社へ要求を認めさせるために,様々な働きかけをする事が多いのが実情です。労働者が弁護士や労働組合を介して,会社に対し各種の請求を行い,交渉を求めることはよくあることです。弁護士や労働組合はこの種事案の交渉のプロですので,貴社独自で臨むことで,あらぬ言質や証拠をとられ,本来了承する必要のない要求まで認めさせられることもしばしばです。貴社独自でのご対応は,一般的には困難であることが多いといえます。
そこで,労働問題.COMでは,労使間の交渉対応に精通した弁護士が,貴社に代わって交渉の対応を致します。具体的には,貴社担当者から詳細なヒアリングを実施し,証拠の収集等の準備を行った上で,弁護士が法的根拠に基づいた通知書を出し,適切に交渉することで,貴社にとって有利な結論を,裁判を経ずに勝ち取ることも可能となります。

4 裁判対応

労働者が労働審判,仮処分,訴訟などの裁判を起こしてくる場合が近時急増しています。かかる裁判への対応は法律で訴訟代理権を独占する弁護士のみが対応することができます。
但し,労働問題を適切に対応することができるのは労働問題について豊富な経験実績を有する弁護士に他なりませんが,労働問題は極めて特殊専門領域であるため,経験実績がない又は乏しい弁護士が殆どである実情があります。
労働問題.COMでは,労働事件を専門分野とし,裁判対応の豊富な経験実績を有する弁護士が常時対応させていただいております。貴社に対し,最善の弁護活動をお約束いたします。

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